Hoe ga je als uitvaartondernemer verantwoord om met foto's van overledenen?

Foto's van overledenen zijn bijzondere persoonsgegevens. De manier waarop u ze beheert, zegt iets over hoe u uw vak verstaat.

Waarom foto's van overledenen extra aandacht verdienen

De AVG maakt een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens en bijzondere categorieën. Foto's van overledenen vallen in een specifiek rechtelijk grijs gebied: de AVG beschermt strikt genomen levende personen, maar de privacygevoeligheid van foto's van overledenen is onbetwist. Nabestaanden hebben belang bij zorgvuldig beheer, en als uitvaartondernemer bent u de partij die het vertrouwen van families draagt.

Dat schept een verantwoordelijkheid die verder gaat dan wat de wet minimaal vereist.

Praktische richtlijnen voor uitvaartondernemers

Bewaar foto's niet langer dan nodig. De foto is ontvangen voor een specifiek doel: de rouwkaart, het bidprentje, het gedenkboek. Zodra dat doel vervuld is, heeft u geen reden meer om de foto te bewaren. Stel een vaste termijn in na oplevering.

Gebruik beveiligde kanalen voor overdracht. E-mail zonder encryptie is niet ideaal, maar in de praktijk de norm in de uitvaartsector. Gebruik in elk geval geen openbare bestandsuitwisseling via consumentenplatformen. Werkt u met een externe partij, controleer dan hoe zij overdrachten beveiligen.

Documenteer wie toegang heeft. Binnen uw organisatie weet u wie met foto's werkt. Zorg dat dat een bewuste keuze is, niet een gewoonte die is ingeslopen.

Communiceer helder met families. Laat families weten hoe u met hun foto omgaat en hoe lang. Dat wekt vertrouwen en voorkomt vragen achteraf.

Hoe Memortium het aanpakt

Wij hebben onze werkwijze van de grond af aan opgebouwd rond minimale gegevensverwerking. Een opdracht bij Memortium werkt zo:

U stuurt de foto per e-mail, samen met een anoniem ordernummer. Wij koppelen nooit een naam of adres aan een foto. Wij weten niet wie de overledene is. Binnen 30 dagen na oplevering verwijderen wij alle bestanden, automatisch en zonder uitzondering.

Dat is geen marketingverhaal. Dat is hoe het systeem is gebouwd.

Samenwerken met externe partijen: waar let u op?

Als u foto's overdraagt aan een externe bewerker, drukker of leverancier, neemt u een deel van de verantwoordelijkheid mee. Let op:

• Verwerkt de externe partij de foto alleen voor het afgesproken doel?
• Hoe lang bewaren zij bestanden?
• Zijn er afspraken vastgelegd, ook al is dat mondeling of per e-mail?

Vraag het gewoon. Professionele partijen geven hier helder antwoord op.

Meer informatie en aanmelden op memortium.nl/voor-uitvaartondernemers