Wat een uitvaartondernemer moet weten voor de eerste opdracht bij Memortium
De eerste keer dat je een portretopdracht indient bij een nieuwe leverancier, wil je weten waar je aan toe bent. Wat heb je nodig, hoe werkt het platform, en wat kun je verwachten als het portret klaar is? Dit overzicht helpt je op weg, zodat de eerste opdracht soepel verloopt en je direct weet wat de werkwijze van Memortium inhoudt.
Account aanmaken en de portal leren kennen
Registratie en toegang
Voordat je een eerste opdracht kunt indienen, maak je een partneraccount aan. Ga naar het partnerportaal van Memortium en vul het aanmeldformulier in. Je hebt nodig: je bedrijfsnaam, KvK-nummer, de naam van de contactpersoon en een factuuradres. Na goedkeuring ontvang je inloggegevens per e-mail, doorgaans binnen één werkdag.
Zodra je ingelogd bent, is het de moeite waard om direct je standaardinstellingen in te vullen: je bedrijfslogo (voor gebruik op leveringsdocumenten), het leveringsadres voor fysieke portretten en je voorkeurstaal voor correspondentie. Dat scheelt tijd bij elke volgende opdracht. Als je met meerdere collega's werkt, kun je op dit moment ook een medegebruiker aanmaken, zodat opdrachten gewoon doorgaan als jij er niet bent.
Verkenning van de omgeving
De overzichtspagina van de portal toont je alle lopende, openstaande en afgeronde opdrachten in één oogopslag. Je kunt de bestellingsgeschiedenis doorzoeken op naam van de overledene, datum of referentienummer. Stel ook even je notificatievoorkeuren in: wil je updates per e-mail, per sms of alleen via de portal zelf? Dat is een kleine instelling die later veel zoekwerk scheelt.
De eerste opdracht indienen
Stap voor stap door het bestelproces
Het bestelproces bestaat uit een handvol stappen:
- Klik op 'Nieuwe opdracht'.
- Upload de startfoto. Naam, leeftijd of overlijdensdatum van de overledene zijn niet nodig. De opdracht krijgt een anoniem ordernummer.
- Voeg bijzonderheden toe: achtergrondkleur, eventuele bewerkingswensen.
- Bevestig de gewenste leverdatum en rond de opdracht af.
- Je ontvangt meteen een bevestiging met het opdrachtnummer.
Welke informatie lever je aan
Naast de startfoto is het nuttig om de kunstenaar wat context te geven. Een korte omschrijving van de sfeer of stijl, hoe formeel of informeel, maakt een merkbaar verschil in het resultaat. Geef ook aan welke foto de voorkeur heeft als je er meerdere uploadt, en welke puur ter referentie zijn.
Specifieke wensen van de nabestaanden kun je direct meesturen: een bepaald kledingstuk, een sieraad of een ander detail dat voor de familie betekenisvol is. Vermeld tot slot de datum waarop het portret aanwezig moet zijn bij de uitvaart. Memortium berekent op basis van die datum de doorlooptijd.
De startfoto: kwaliteitseisen en praktische tips
Wat te letten op bij de startfoto
De kwaliteit van de startfoto bepaalt wat het eindresultaat kan worden, maar wij werken met wat er is. Lever het originele bestand aan als JPG of PNG, liever geen schermafbeelding of foto van een foto. Het gezicht moet zo goed mogelijk zichtbaar zijn. Een zonnebril, een hoed of sterk tegenlicht maakt de bewerking moeilijker. Als een foto te beperkt is voor een goed resultaat, nemen wij contact op voordat wij beginnen.
Resolutie is geen dealbreaker. Het gaat om pixelkwaliteit, niet om een vaste pixelgrens.
Wat een goede startfoto onderscheidt
Een recente foto scoort doorgaans het beste: de kunstenaar werkt naar het beeld van hoe de overledene er de laatste jaren uitzag. Een frontaal of licht gedraaid perspectief (driekwartaanzicht) geeft meer detail dan een profielfoto. Rechtstreeks licht op het gezicht, zonder harde schaduwen, maakt de bewerking makkelijker. Een rustige achtergrond helpt, maar is geen harde eis.
Als de beschikbare foto's van beperkte kwaliteit zijn, is het verstandig om meerdere exemplaren aan te leveren vanuit verschillende hoeken of uit verschillende perioden. De kunstenaar kan dan combineren. Als de kwaliteit onvoldoende is voor een goed eindresultaat, neemt Memortium contact op voordat er verder gewerkt wordt.
Hoe de communicatie verloopt
Wat je ontvangt en wanneer
Na het indienen van een opdracht ontvang je direct een automatische bevestiging met opdrachtnummer en verwachte opleverdatum. Zodra de kunstenaar de opdracht heeft opgepakt, volgt een korte statusupdate, doorgaans binnen enkele uren na plaatsing.
Sommige pakketten bevatten een tussenstap: een concept ter goedkeuring voordat het definitieve portret wordt afgemaakt. Zodra de opdracht klaar is, ontvang je een notificatie met een downloadlink of een verzendbevestiging, afhankelijk van het gekozen formaat.
Heb je vragen tijdens het proces, dan kun je contact opnemen via de portal of per e-mail. Tijdens kantooruren is er doorgaans snel een reactie.
Formaat en levering
Bij een digitaal portret ontvang je een hoge-resolutie bestand, PDF of TIFF, direct beschikbaar via de portal. Dat bestand kun je zelf laten afdrukken bij een lokale drukker.
Bij een fysiek portret wordt het ingepakt geleverd per koerier op het adres dat je hebt opgegeven bij je accountinstellingen. Track-en-trace informatie wordt meegestuurd. Als een opdracht urgenter is, is spoedlevering beschikbaar tegen meerprijs. Bespreek dit bij het aanmaken van de opdracht, of neem direct contact op via de portal.
Veelgestelde vragen van nieuwe uitvaartondernemers
Hoe snel levert Memortium? Standaard binnen 24 uur. Spoedopdrachten worden binnen 4 uur geleverd, zeven dagen per week.
Wat als de foto van slechte kwaliteit is? Het team bekijkt elke aangeleverde foto. Als de kwaliteit te beperkt is voor een kwalitatief resultaat, neemt Memortium contact op voordat er verder gewerkt wordt. Het aanleveren van meerdere foto's verkleint dit risico.
Kunnen nabestaanden de foto kiezen? Ja. Jij fungeert als tussenpersoon. Je kunt foto's van de nabestaanden ontvangen en doorsturen via de portal.
Wat als we niet tevreden zijn over het resultaat? Er is een revisieronde inbegrepen. Neem contact op via de portal met je opdrachtnummer en een concrete toelichting op wat je anders wil zien.
Is er een minimumafname? Nee. Je betaalt per portret, zonder abonnement of afnameverplichting.
Hoe zit het met privacy? Memortium verwerkt persoonsgegevens conform de AVG. Foto's worden maximaal 30 dagen na oplevering bewaard, daarna verwijderd. Een naam van de overledene is niet nodig: opdrachten krijgen een anoniem ordernummer.
Na de eerste opdracht: naar een vlotte samenwerking
Na de eerste opdracht weet je hoe het proces werkt. Wat vervolgens helpt, is een kleine aanpassing in je werkroutine.
Sla je voorkeursinstellingen op in de portal, formaat, uitvoering en leveradres, zodat nieuwe opdrachten snel zijn ingevuld. Gebruik een vast intern referentienummer of dossiercode, zodat je opdrachten makkelijk kunt terugvinden in zowel je eigen systeem als de Memortium-portal.
Geef na de eerste levering een korte reactie. Dat hoeft niet uitgebreid: een zinnetje over wat goed werkte of wat je de volgende keer anders wil, helpt de kunstenaar om bij vervolgportretten beter aan te sluiten op jouw verwachtingen.
Bij vragen zijn de FAQ en handleidingen in de portal een goed eerste aanspreekpunt. Voor urgente kwesties rondom een aanstaande uitvaart is telefonisch contact beschikbaar binnen kantooruren.
De eerste opdracht bij Memortium is tegelijk de best mogelijke kennismaking met de werkwijze. Daarna gaat het snel vanzelf.